プロジェクトを管理する
プロジェクトの管理は単純なことです。やらなければならないことを把握しそれをきっちり終わらせればよいだけです。仕事の段取りをつけたり、進捗状況を見守ったり、その様子を関係者に報告したり・・・それほど難しくはありません。でも、もしそれをあなたが自分でマネージメントできないというのなら誰かできる人にやってもらうことです。
「プロジェクトを管理するのは難しいことではない。やるべきことをやるだけでいいのだ。」
プロジェクトをきちんと管理するといいことがあります。完成品の出来が素晴らしいのも然り、また次の仕事につながる可能性や収益がもたらされるということも。きちんと管理するかしないかの違いには、あなたのクライアントが満足であるか、または、ご立腹で支払いを最後までしてくれないかと同じくらいの開きがあるのです。（そのお金はたぶんあなたがスタッフに払おうと思っていた給料かも）プロジェクト管理は確かに重要です。大規模なプロジェクトにおいては、クライアントから有能なプロデューサーやプロジェクトマネージャーをつけることを要求されたりします。また、クライアント自身がそうした監督的立場の人間を任命することもあります。
プロジェクト管理は、仕事自体が決定する以前から始まっていると言えますね。その仕事をすることによって起こる事象を順立てて予見し、書き出し、理解していなければなりません。そして、作品を提出し支払いと収益を確認、クライアントに満足であるかどうか確認する電話を一本入れておくところでようやく終了します。プロジェクト管理においては、情報収集が命！プロデューサーやプロジェクトマネージャーが、現状を本当の意味で把握しているというのが何よりも大切なのです。プロデューサーやプロジェクトマネージャーは、問題点や変更点を早い段階で見極め、それに準じた対応を迫られます。もちろん、変更があった後でもきちんと収益があがるかどうかもチェックしていなければならない。クライアントから苦情がでると、自分たちの利益をあきらめて、他の仕事を追加したり自らの報酬を減額するなどしてしまう事も多いのです。実際のところ、期日を守り当初の予算通りにプロジェクトを終えるのは難しいことなのです。
「有能なプロジェクトマネージャーは問題が起こった時でも妥協をしないもの。問題解決の為により努力するだけだ。」
利益を計上するためには、経費の管理は欠かせません。多くのクリエイティブの会社が、経理上のシステム、収支や日々の経費を管理するシステムを必要としていることでしょう。経費に、同意したパーセンテージで「マークアップ」を加算しクライアントに示される場合、予期していない出費があるとクライアントが驚かないためにその時点での支出額をきちんと報告しなければならりません。より良い結果がでるのであれば追加の予算をつけても良いというクライアントも多いのです。クリエイティブな作品の制作に関わっていると、当初考えていたその計画通りになかなか事が進まないことも多い。しかし、プロジェクトが終了した後で同意した金額の倍にもなる報酬を請求されるのを歓迎するクライアントはいませんね。プロジェクトに関する情報を整理するのには、データベースが有効なツールとなります。またスプレッドシートを使うのが、靴箱いっぱいにたまったコーヒーの染み付きのレシートをひっくり返して整理するのより便利であることは言うまでもないでしょう。
プロジェクト管理の計画の中では、時期／時間を決めるタイムプランも非常に重要です。締め切り直前には徹夜になることも普通ですね。ギリギリになってようやく作業に集中し出したり、直前になって追加の作業が発生する・・・締め切りとはそういうものなのです。しかし、締め切りに間に合わないことを恐れて、妥協が出てしまってはいけません。クリエイティブの作業は段階を踏んで進められていくものが多い。アイディアを探し、草案を作り、練り直し、完了する。それぞれの段階においての作業も次に進むまでに何度も繰り返されたりしますが、それぞれの段階ごとに小さな締め切り日を決め、その日をある程度の目標にしながら全体の作業に取り組んでいく。そうした計画性が、良い作品を生み出す結果につながるのではないでしょうか。
「締め切りは好きだ。締め切りがビューッと過ぎていく、あの音が好きなのだ。」~ ダグラス・アダムス（英放送作家）
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